分组查询时，用户要先在【分组设置】页签选择分组项目，即要选择按什么项目进行数据分组；如果选择了两个或两个以上的分组项目时，还要确定分组项目的顺序，用户可以通过【分组设置】页签右侧的“上移”、“下移”按钮设置分组项目的顺序，在上方的分组项目表示排序在前，在下方的分组项目表示排序在后。例如把“客户+存货”作为分组项目时，表示同时按“客户”和“存货”进行分组查询，“客户”在前，“存货”在后。
为了进一步说明分组汇总和分组小计的含义，我们以某企业在2009年4月份发生的销售发货明细数据举例说明：
日期 单据编号 客户 存货 数量 单价 金额 2009-4-1 XS0001 无锡市电线厂 螺栓 10 1 10 2009-4-1 XS0001 无锡市电线厂 焊条 20 2 40 2009-4-1 XS0001 无锡市电线厂 精密压力表 30 3 90 2009-4-2 XS0002 北京设备有限公司 螺栓 10 1 10 2009-4-2 XS0002 北京设备有限公司 精密压力表 30 3 90 2009-4-3 XS0003 无锡市电线厂 焊条 20 2 40 2009-4-3 XS0003 无锡市电线厂 精密压力表 30 3 90 2009-4-4 XS0004 北京设备有限公司 螺栓 10 1 10 2009-4-4 XS0004 北京设备有限公司 精密压力表 30 3 90
分组汇总是指按照分组项目把明细数据的数量或金额合并为一行显示。
例如当用户想查询每个存货的业务发生总数时，可以只把“存货”选择为分组项目，则在报表查询结果里按照存货把上述明细数据的数量和金额合并显示，每个存货显示一行：
| 存货 | 数量 | 金额 |
|---|---|---|
| 螺栓 | 30 | 30 |
| 焊条 | 40 | 80 |
| 精密压力表 | 120 | 360 |
当用户想查询每个客户的业务发生总数时，可以只把“客户”选择为分组项目，则在报表查询结果里按照客户把上述明细数据的数量和金额合并显示，每个客户显示一行：
| 客户 | 数量 | 金额 |
|---|---|---|
| 无锡市电线厂 | 110 | 270 |
| 北京设备有限公司 | 80 | 200 |
例如当用户想查询每个客户每个存货的销售发货总数时，可以把“客户+存货”选择为分组汇总项目，在报表查询结果里，按照分组项目的顺序，首先把每个客户的数据合并为一行显示，然后在每个客户的数据里把每个存货数据合并为一行显示：
| 客户 | 存货 | 数量 | 金额 |
|---|---|---|---|
| 无锡市电线厂 | 110 | 270 | |
| 螺栓 | 10 | 10 | |
| 焊条 | 40 | 80 | |
| 精密压力表 | 60 | 180 | |
| 北京设备有限公司 | 80 | 200 | |
| 螺栓 | 20 | 20 | |
| 精密压力表 | 60 | 180 |
分组汇总项目对报表列显示的影响
进行分组汇总查询时，除了可以合并的数值型字段列（如数量、金额）和分组项目的相关列之外，其他列不显示；例如按“存货”分组汇总查询报表时，只可以显示存货编码、存货名称、规格型号、存货自定义项等和存货相关的列以及需要合并的数值型字段的列，而客户、部门、单据编号、日期、备注等列则不显示；
单据表头的数值型字段和单据表体的单价、汇率、税率、换算率等不可以合并的数值型字段对应的列也不显示。
分级汇总
对于有分级分类或上下级关系的档案的字段作为分组汇总项目查询时，根据用户在【分组设置】页签指定的“汇总级次”的级次进行汇总，例如当“存货分类”有多级分类时，把“存货分类”作为分组汇总项目并且汇总级次指定为2时，则按照第二级的存货分类进行汇总。
对于有分级分类或上下级关系的档案的字段作为分组汇总项目查询时，根据用户在【分组设置】页签指定的“分组开始级次”、“分组结束级次”进行汇总。
例如当用户想将“供应商分类”作为分组级次项目时，可以设置“供应商分类”作为分组汇总项目，如果“供应商分类”存在多级分类，可以设置“供应商分类”的分组开始级次是“1”，分组结束级次是“2”，则按照“供应商分类”分组汇总，并按照“供应商分类”进行第1级、第2级分组：
| 供应商分类（1级） | 供应商分类（2级） | 供应商 | 存货 | 数量 | 单价 | 金额 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A类供应商 | 110 | 2.45 | 270 | |||
| 华中地区供应商 | 110 | 2.45 | 270 | |||
| 无锡市电线厂 | 110 | 2.45 | 270 | |||
| 螺栓 | 10 | 1 | 10 | |||
| 焊条 | 40 | 2 | 80 | |||
| 精密压力表 | 60 | 3 | 180 | |||
| B类供应商 | 80 | 2.5 | 200 | |||
| 华北地区供应商 | 80 | 2.5 | 200 | |||
| 北京设备有限公司 | 80 | 2.5 | 200 | |||
| 精密压力表 | 60 | 3 | 180 | |||
| 螺栓 | 20 | 1 | 20 | |||
| 合计： | 190 | 2.47 | 470 |
例如当用户想将“供应商分类+存货分类”作为分组级次项目时，可以设置“供应商分类”、“存货分类”作为分组汇总项目，如果“供应商分类”存在多级分类，可以设置“供应商分类”的分组开始级次是“1”，分组结束级次也是“1”；如果“存货分类”存在多级分类，可以设置“存货分类”的分组开始级次是“1”，分组结束级次是“2”，则按照“仓库”、“供应商分类”、“存货分类”分组汇总，并且按照“供应商分类”进行第1级分组、“存货分类”进行第1级、第2级分组：
| 供应商分类（1级） | 供应商 | 存货分类（1级） | 存货分类（2级） | 存货 | 数量 | 单价 | 金额 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A类供应商 | 110 | 2.45 | 270 | ||||
| 无锡市电线厂 | 原材料 | 110 | 2.45 | 270 | |||
| 直接原材料 | 110 | 2.45 | 270 | ||||
| 螺栓 | 10 | 1 | 10 | ||||
| 焊条 | 40 | 2 | 80 | ||||
| 精密压力表 | 60 | 3 | 180 | ||||
| A类供应商 | 80 | 2.5 | 200 | ||||
| 北京设备有限公司 | 80 | 2.5 | 200 | ||||
| 原材料 | 80 | 2.5 | 200 | ||||
| 直接原材料 | 80 | 2.5 | 200 | ||||
| 精密压力表 | 60 | 3 | 180 | ||||
| 螺栓 | 20 | 1 | 20 | ||||
| 合计： | 190 | 2.47 | 470 |
分组小计是指按照分组项目在明细数据下方以小计行显示数量或金额等数值型字段的合计值。
例如当用户想在查询存货明细发生数据的同时对每个存货进行统计，可以把“存货”选择为分组小计项目，则每一个存货的明细数据都作为一组数据，并且在每组明细数据的下方都显示一个小计行：
| 存货 | 日期 | 单据编号 | 客户 | 数量 | 单价 | 金额 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 螺栓 | 2009-4-1 | XS0001 | 无锡市电线厂 北京设备有限公司 | 10 | 1 | 10 |
| 螺栓 | 2009-4-2 | XS0002 | 北京设备有限公司 | 10 | 1 | 10 |
| 螺栓 | 2009-4-4 | XS0004 | 北京设备有限公司 | 10 | 1 | 10 |
| (螺栓)小计： | 30 | 30 | ||||
| 焊条 | 2009-4-1 | XS0001 | 无锡市电线厂 | 20 | 2 | 40 |
| 焊条 | 2009-4-3 | XS0003 | 无锡市电线厂 | 20 | 2 | 40 |
| (焊条)小计： | 40 | 80 | ||||
| 精密压力表 | 2009-4-1 | XS0001 | 无锡市电线厂 | 30 | 3 | 90 |
| 精密压力表 | 2009-4-2 | XS0002 | 北京设备有限公司 | 30 | 3 | 90 |
| 精密压力表 | 2009-4-3 | XS0003 | 无锡市电线厂 | 30 | 3 | 90 |
| 精密压力表 | 2009-4-4 | XS0004 | 北京设备有限公司 | 30 | 3 | 90 |
| (精密压力表)小计： | 120 | 360 |
例如当用户想在查询客户明细发生数据的同时对每个客户进行统计，可以把“客户”选择为分组小计项目时，则每一个客户的明细数据都作为一组数据，并且在每组明细数据的下方都显示一个小计行：
| 客户 | 日期 | 单据编号 | 存货 | 数量 | 单价 | 金额 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 无锡市电线厂 | 2009-4-1 | XS0001 | 螺栓 | 10 | 1 | 10 |
| 无锡市电线厂 | 2009-4-1 | XS0001 | 焊条 | 20 | 2 | 40 |
| 无锡市电线厂 | 2009-4-1 | XS0001 | 精密压力表 | 30 | 3 | 90 |
| 无锡市电线厂 | 2009-4-3 | XS0003 | 焊条 | 20 | 2 | 40 |
| 无锡市电线厂 | 2009-4-3 | XS0003 | 精密压力表 | 30 | 3 | 90 |
| (无锡市电线厂)小计： | 110 | 270 | ||||
| 北京设备有限公司 | 2009-4-2 | XS0002 | 螺栓 | 10 | 1 | 10 |
| 北京设备有限公司 | 2009-4-2 | XS0002 | 精密压力表 | 30 | 3 | 90 |
| 北京设备有限公司 | 2009-4-4 | XS0004 | 螺栓 | 10 | 1 | 10 |
| 北京设备有限公司 | 2009-4-4 | XS0004 | 精密压力表 | 30 | 3 | 90 |
| (北京设备有限公司)小计： | 80 | 200 |
当有两个或两个以上分组小计项目时
例如当用户想查询每个用户每个存货的明细发生和统计数据时，可以把“客户+存货”作为分组小计项目时，按照分组项目的顺序，首先按每个客户的明细数据分为一个大组，然后在每个客户的明细数据组里按每个存货分为一小组，每个分组数据的下方都显示一个小计行：
| 客户 | 存货 | 日期 | 单据编号 | 数量 | 单价 | 金额 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 无锡市电线厂 | 螺栓 | 2009-4-1 | XS0001 | 10 | 1 | 10 |
| (螺栓)小计： | 10 | 10 | ||||
| 无锡市电线厂 | 焊条 | 2009-4-1 | XS0001 | 20 | 2 | 40 |
| 无锡市电线厂 | 焊条 | 2009-4-3 | XS0003 | 20 | 2 | 40 |
| (焊条)小计： | 40 | 80 | ||||
| 无锡市电线厂 | 精密压力表 | 2009-4-3 | XS0003 | 30 | 3 | 90 |
| 无锡市电线厂 | 精密压力表 | 2009-4-1 | XS0001 | 30 | 3 | 90 |
| (精密压力表)小计： | 60 | 180 | ||||
| (无锡市电线厂)小计： | 110 | 270 | ||||
| 北京设备有限公司 | 螺栓 | 2009-4-2 | XS0002 | 10 | 1 | 10 |
| 北京设备有限公司 | 螺栓 | 2009-4-4 | XS0004 | 10 | 1 | 10 |
| (螺栓)小计： | 20 | 20 | ||||
| 北京设备有限公司 | 精密压力表 | 2009-4-2 | XS0002 | 30 | 3 | 90 |
| 北京设备有限公司 | 精密压力表 | 2009-4-4 | XS0004 | 30 | 3 | 90 |
| (精密压力表)小计： | 60 | 180 | ||||
| (北京设备有限公司)小计： | 80 | 200 |